Dijital İş İzin Yazılımı
(Permit To Work)

Temel Özellikler

• Dijital iş izin formları, şablonlar ve revizyon yönetimi
• Çok kademeli onay akışları ve SLA bildirimleri
• Risk değerlendirmesi (L-M-S), kontrol listeleri ve izin türü bazlı kontroller
• Mobil uygulama ile QR/etiket okuma
• Gerçek zamanlı durum takibi, raporlama ve dışa aktarma
• LDAP/SSO entegrasyonu ve ayrıntılı yetkilendirme

İş Sağlığı ve Güvenliğinde İş İzni Sistemlerinin Stratejik Önemi

İş sağlığı ve güvenliği (İSG) yönetiminde İş İzni (Permit to Work - PTW) sistemleri, özellikle tehlikeli veya rutin dışı faaliyetlerin güvenli ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak için tasarlanmış kritik bir yönetim aracıdır. Bu sistemlerin temel amacı, yüksek riskli iş görevlerini daha güvenli hale getirmek, iş kazalarını ve yaralanmaları proaktif bir şekilde önlemektir. Bir iş başlamadan önce, çalışanın sağlığını ve güvenliğini tehlikeye atabilecek durumların tespit edilerek gerekli önlemlerin alınmasını sağlayan bu yaklaşım, geleneksel sistemlerde insan faktörüne bağımlı bir proaktif kontrol mekanizması olarak işlev görür. Dijitalleşme ile birlikte bu proaktiflik, sistemik bir düzeye taşınarak hata payını önemli ölçüde azaltma potansiyeli sunmaktadır.

PTW sistemleri, inşaat, üretim, petrol ve gaz, enerji ve madencilik gibi yüksek riskli endüstrilerde vazgeçilmez bir rol oynamaktadır. Bu sistemler, çalışanların kapalı alanlara girişi, elektrik tesisatlarının bakımı veya karmaşık ekipmanların kullanımı gibi potansiyel olarak tehlikeli görevler için kullanılır. Bu tür işler, doğası gereği ciddi riskler barındırdığından, PTW süreçlerinin titizlikle uygulanması hayati önem taşır.

PTW gerektiren başlıca riskli iş türleri ve bunların dijital yönetimdeki önemi aşağıda detaylandırılmıştır:

• Sıcak İşler

  Kaynak, kesme, taşlama ve açık alev kullanımı gerektiren faaliyetler bu kategoriye girer. Bu tür işler, yangın ve patlama gibi ciddi riskler taşıdığından, dijital sistemler bu izinlerin anında oluşturulmasını ve ilgili güvenlik önlemlerinin otomatik olarak kontrol edilmesini sağlayarak risk yönetimini güçlendirir.

• Kapalı Alan Çalışmaları

  Sürekli çalışmaya uygun olmayan, giriş-çıkışları kısıtlı ve tehlike barındıran alanlardaki işler kapalı alan çalışmaları olarak tanımlanır. Dijital PTW sistemleri, atmosferik ölçümlerin (örneğin LEL - Alt Patlama Sınırı gibi) gerçek zamanlı olarak girilmesini ve takip edilmesini, ayrıca dışarıdaki görevli ile iletişimin dijital araçlarla kesintisiz sürdürülmesini kolaylaştırır.

• Kilitleme/Etiketleme (EKED)

  Makinelerin enerji kaynaklarından tamamen veya geçici olarak izole edilerek beklenmedik enerji salınımını önleyen temel bir güvenlik prosedürüdür. Elektrik çarpması, yanıklar, kesikler ve ezilmeler gibi ciddi yaralanmaları engellemeyi amaçlar. "Bir kişi, bir kilit, bir anahtar" prensibi bu sistemin temelini oluşturur. Dijital çözümler, EKED prosedürlerini yönetmek, oluşturmak, güncellemek ve görselleştirmek için yazılımlar sunar. Entegre dijital izolasyon kayıtları, süpervizörlerin enerji kontrollerini iş başlamadan önce doğrulamasına olanak tanır.

• Kazı (Hafriyat) Faaliyetleri

  Hem kullanılan makine-ekipman hem de göçük tehlikesi nedeniyle yüksek risk taşıyan işlerdir. Dijital sistemler, kazı alanının risk değerlendirmesini ve alınacak önlemleri standartlaştırarak güvenliği artırır.

• Yüksekte Çalışma

  Tabandan itibaren 1.2 metreden daha fazla yükseklikte yapılan ve düşme veya kayma tehlikesi bulunan her türlü çalışma bu kapsamdadır. Bu tür işler özel eğitim, donanım ve gözlemci gerektirir. Dijital platformlar, gerekli eğitimlerin ve kişisel koruyucu ekipmanların (KKD) kontrolünü kolaylaştırır, hava koşulları gibi çevresel faktörlerin dikkate alınmasını sağlar.

Dijital İş İzni Sistemi Uygulama Zorlukları ve Başarılı Çözüm Stratejileri

Dijital İş İzni (e-PTW) sistemlerinin uygulanması, sağladığı tüm faydalara rağmen bazı zorlukları da beraberinde getirebilir. Bu zorlukların başında kullanıcı adaptasyonu ve veri entegrasyonu gelmektedir. Dijital PTW'nin başarısı, teknolojik altyapının ötesinde, organizasyonun kültürel olarak bu değişime ne kadar hazır olduğuna bağlıdır. İnsan faktörünü göz ardı etmek, en gelişmiş yazılımın bile başarısız olmasına yol açabilir.

Yaygın Uygulama Zorlukları

Yeni yazılım veya süreçlerin uygulanması, çalışanlar arasında doğal bir dirençle karşılaşabilir. Operasyonel ekipler, yüz yüze iletişimin eksikliğinden veya dijital sistemlerin kişisel etkileşimin değerini azaltacağından endişe duyabilir. Bu durum, güvenlik prosedürlerinin sadece bir "form doldurma" işlemi olarak algılanmasına neden olabilir.

Geleneksel sistemlerdeki eksik veya yanlış bilgi girişi sorunu, dijitalleşmede de veri kalitesi sorunu olarak devam edebilir eğer sistem yeterince kullanıcı dostu değilse veya zorunlu alanlar doğru şekilde tanımlanmamışsa. Otomasyon olmasına rağmen, iş akışlarındaki darboğazlar veya yetkililerin zamanında onay vermemesi, dijital sistemlerin beklenen hız avantajını azaltabilir.

Paydaşlar arasında etkili iletişimin sağlanamaması, uyum çabalarını engelleyebilir ve sistemin potansiyelini tam olarak kullanmasını önleyebilir. Ayrıca, sürekli değişen yasal düzenlemelere ayak uydurmak ve sistemin her zaman güncel kalmasını sağlamak zor olabilir. Mevcut eski sistemlerle entegrasyon ve geçmiş verilerin dijital sisteme doğru ve eksiksiz bir şekilde aktarılması karmaşık ve zaman alıcı bir süreç olabilir.

Değişim Yönetimi ve Etkin Eğitim Yaklaşımları

Bu zorlukların üstesinden gelmek ve dijital PTW sistemlerinin tam potansiyelini gerçekleştirmek için kapsamlı ve stratejik çözüm yaklaşımları benimsenmelidir. Mevcut manuel süreçlerin detaylı bir şekilde incelenmesi, dijitalleşme hedeflerinin net bir şekilde tanımlanması ve ayrıntılı bir proje planı oluşturulması kritik öneme sahiptir. Bu, geçiş sürecinin sorunsuz ilerlemesini sağlar.

Dijitalleşmeye başlamadan önce mevcut iş akışlarının iyileştirilmesi ve basitleştirilmesi önemlidir. Süreçteki atıkların ve verimsizliklerin ortadan kaldırılması, dijitalleşmenin daha etkin olmasını sağlar. Mevcut kağıt kayıtlarının güvenli bir şekilde yedeklenmesi ve geçmiş verilerin dijital sisteme doğru bir şekilde aktarılması sağlanmalıdır. Geçiş sonrası veri kalitesi kontrolleri, sistemin güvenilirliğini artırır.

Dijital sistemi kullanacak tüm personel (İSG uzmanları, bakım ekipleri, yöneticiler, yükleniciler) için kapsamlı bir eğitim programı uygulanmalıdır. Bu eğitimler sadece yazılımın nasıl kullanılacağını değil, aynı zamanda PTW sürecindeki değişikliklerin nedenlerini ve dijitalleşmenin getirdiği faydaları da açıklamalıdır. Uygulamalı atölye çalışmaları ve sürekli destek, kullanıcıların sisteme alışmasını ve güven duymasını sağlar.

Değişim yönetimi stratejileri, çalışanların dijitalleşmeye karşı direncini azaltmak için hayati öneme sahiptir. Şirket içinde "değişim şampiyonları" belirlenmeli ve bu kişiler, yeni sistemin faydalarını yaygınlaştırmalıdır. Şeffaf ve sürekli bir iletişim planı, tüm paydaşların (çalışanlar, yükleniciler, düzenleyici kurumlar) yaklaşan değişiklikler hakkında bilgilendirilmesini sağlar.

Tam ölçekli uygulamadan önce, seçilmiş bir grupla pilot testler yapılmalı ve tespit edilen sorunlar veya iyileştirme alanları ele alınmalıdır. Dijital PTW sistemleri, sürekli iyileştirme yaklaşımıyla güncel ihtiyaçlara ve değişen düzenlemelere uyum sağlayacak şekilde esnek olmalıdır.

Sonuç

Fabrika ve tesislerde İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) ve bakım süreçlerinde dahili iş izni ve onay belgeleri sistemlerinin dijitalleşmesi, günümüz endüstriyel ortamında bir zorunluluktan öte, stratejik bir rekabet avantajı haline gelmiştir. Geleneksel kağıt tabanlı sistemlerin beraberinde getirdiği zaman kaybı, yüksek hata oranları, izlenebilirlik eksiklikleri ve iletişim zorlukları, operasyonel verimsizliklere ve en önemlisi ciddi güvenlik risklerine yol açmaktadır.

Dijital İş İzni (e-PTW) sistemleri, bu zorluklara kapsamlı çözümler sunarak, süreçleri baştan sona dönüştürmektedir. Bu sistemler, otomatik risk değerlendirmeleri, çok seviyeli onay mekanizmaları, gerçek zamanlı izleme, mobil erişim ve merkezi belge depolama gibi özelliklerle donatılmıştır. Pfizer gibi önde gelen şirketlerin izinle ilgili olaylarda %94'lük bir azalma bildirmesi, dijitalleşmenin kaza önlemedeki devrim niteliğindeki etkisini açıkça göstermektedir.

Dijitalleşme, İSG ve bakım personelinin rollerini manuel ve reaktif görevlerden daha stratejik ve analitik konumlara taşıyarak, insan kaynağının daha etkin kullanılmasına olanak tanır. Artan hesap verebilirlik, izlenebilirlik ve gerçek zamanlı veri analizi yetenekleri, işletmelerin sadece yasal uyumluluğu sağlamakla kalmayıp, aynı zamanda proaktif risk yönetimi ve sürekli iyileştirme kültürünü benimsemesini sağlar.

Ancak, dijital dönüşümün başarısı sadece teknolojik altyapıya değil, aynı zamanda organizasyonel kültüre ve değişim yönetimi stratejilerine de bağlıdır. Kullanıcı adaptasyonu, eğitim ve etkin iletişim, bu süreçteki temel zorlukları aşmanın anahtarlarıdır. Doğru planlama, sürecin basitleştirilmesi ve kapsamlı eğitim yaklaşımları ile dijital PTW sistemleri, işletmelerin İSG performansını, operasyonel verimliliğini ve dolayısıyla karlılığını önemli ölçüde artırarak, geleceğin güvenli ve verimli çalışma ortamlarını inşa etmelerine olanak tanımaktadır.

Sık Sorulan Sorular